PUSAT BANTUAN

Ada yang bisa kami bantu?

Panduan langkah demi langkah memakai E-Pesantren, untuk pengurus pesantren, wali santri, dan staf.

Mulai di sini

Baru memakai E-Pesantren? Ikuti urutan ini untuk menyiapkan pesantren Anda dari awal.

Mengisi pengaturan pesantren dan logoUntuk admin: mengisi nama, logo, alamat, rekening pembayaran, format kwitansi, dan WhatsApp pesantren agar tampil benar di halaman masuk, kartu santri, dan kwitansi.
Membuat tahun ajaran dan semesterUntuk admin: membuat tahun ajaran, menandai yang aktif, dan memeriksa rentang semester Ganjil dan Genap yang dibuat otomatis.
Menyiapkan tingkatan, kelas, dan kamar asramaUntuk admin: membuat tingkatan (mis. MTs dan MA), daftar kelas, serta kamar asrama beserta kapasitasnya sebelum data santri dimasukkan.
Memasukkan data santri dan wali dari ExcelUntuk admin: mengimpor banyak santri sekaligus beserta akun walinya dari berkas Excel, mencatat password awal wali, dan menambah satu santri secara manual.
Membuat akun ustadz, bendahara, dan pimpinanUntuk admin: membuat akun masuk bagi ustadz, bendahara, pimpinan, dan staf lain, memberi role, membatasi akses unit, dan mengatur izin tiap role.
Menyiapkan akun wali santri untuk aplikasi Cek SantriUntuk admin dan wali: memastikan setiap wali punya akun, mengirim link pembuatan password lewat WhatsApp, dan cara wali masuk ke aplikasi Cek Santri dengan NIS anak.

Panduan sesuai peran Anda

Admin & Operator Menyiapkan data pesantren, santri, kelas, dan akun pengguna. 13 panduan Bendahara Tagihan, pembayaran, tabungan, kas, dan laporan keuangan. 13 panduan Ustadz & Wali Kelas Absensi, nilai, rapor, hafalan, dan jurnal mengajar. 7 panduan Pimpinan & Yayasan Dasbor, laporan, dan perbandingan antarunit. 3 panduan Wali Santri Aplikasi Cek Santri: tagihan, pembayaran, nilai, izin, kunjungan. 7 panduan Staf (Santri Ku) Aplikasi Santri Ku: presensi, nilai, dan hafalan dari HP. 2 panduan Calon Santri Pendaftaran santri baru (SPMB) dan cek status. 1 panduan

Memulai

Mengisi pengaturan pesantren dan logo Untuk admin: mengisi nama, logo, alamat, rekening pembayaran, format kwitansi, dan WhatsApp pesantren agar tampil benar di halaman masuk, kartu santri, dan kwitansi. Membuat tahun ajaran dan semester Untuk admin: membuat tahun ajaran, menandai yang aktif, dan memeriksa rentang semester Ganjil dan Genap yang dibuat otomatis. Menyiapkan tingkatan, kelas, dan kamar asrama Untuk admin: membuat tingkatan (mis. MTs dan MA), daftar kelas, serta kamar asrama beserta kapasitasnya sebelum data santri dimasukkan. Memasukkan data santri dan wali dari Excel Untuk admin: mengimpor banyak santri sekaligus beserta akun walinya dari berkas Excel, mencatat password awal wali, dan menambah satu santri secara manual. Membuat akun ustadz, bendahara, dan pimpinan Untuk admin: membuat akun masuk bagi ustadz, bendahara, pimpinan, dan staf lain, memberi role, membatasi akses unit, dan mengatur izin tiap role. Menyiapkan akun wali santri untuk aplikasi Cek Santri Untuk admin dan wali: memastikan setiap wali punya akun, mengirim link pembuatan password lewat WhatsApp, dan cara wali masuk ke aplikasi Cek Santri dengan NIS anak.

Pembayaran & Tagihan

Bayar beberapa tagihan sekaligus Untuk wali santri yang memakai aplikasi CekSantri. Beberapa tagihan, termasuk tagihan beberapa anak, bisa dibayar dalam satu transaksi sehingga biaya admin pembayaran online (bila ada) hanya dikenakan sekali. Biaya admin pembayaran online Pesantren dapat memilih agar biaya admin pembayaran online (QRIS, Virtual Account, e-wallet) ditanggung wali. Biaya ini berupa nominal tetap per transaksi. Membuat jenis pembayaran dan tagihan bulanan santri Untuk bendahara dan admin: membuat jenis pembayaran seperti SPP, lalu membuat tagihannya untuk semua santri sekaligus, otomatis setiap tanggal 1, atau satu per satu. Mencatat pembayaran tunai atau cicilan dan mencetak kwitansi Untuk bendahara: mencatat tagihan yang dibayar wali langsung ke pesantren, termasuk pembayaran sebagian (cicilan), memverifikasinya, lalu mencetak kwitansi dan laporan penerimaan. Menyalakan pembayaran online lewat payment gateway Untuk bendahara dan admin: menghubungkan Midtrans atau iPaymu agar wali bisa membayar tagihan dari Cek Santri lewat QRIS, Virtual Account, atau e-wallet, dan tagihan langsung lunas tanpa verifikasi manual. Mengatur rekening tujuan dan memverifikasi bukti transfer Untuk bendahara: mendaftarkan rekening bank atau e-wallet pesantren, lalu memeriksa bukti transfer yang dikirim wali dari Cek Santri dan memverifikasi atau menolaknya. Membaca laporan tunggakan dan mengirim pengingat WhatsApp Untuk bendahara dan pimpinan: melihat siapa saja yang menunggak per santri dan per kelas, mengunduhnya ke Excel, lalu mengingatkan wali lewat WhatsApp, sekali kirim atau otomatis setiap Senin.

Tabungan & Kas

Mencatat setoran dan penarikan tabungan santri Untuk bendahara: membuka rekening tabungan santri lewat setoran pertama, mencatat setor dan tarik, mengabari wali lewat WhatsApp, serta melihat mutasi, riwayat, dan rekap tabungan. Mencatat kas masuk dan kas keluar Untuk bendahara: mencatat penerimaan dan pengeluaran di luar tagihan santri, seperti infaq, donasi, listrik, dan konsumsi, per kategori. Setiap catatan otomatis masuk Jurnal Umum dan laporan Laba Rugi.

Akuntansi

Metode akuntansi accrual (piutang santri) Mencatat tagihan sebagai piutang dan pendapatan pada bulan layanannya, lengkap dengan saldo awal piutang, potongan/beasiswa, dan cara kembali ke metode cash. Jurnal tabungan santri Mencatat tabungan santri di buku besar sebagai titipan (kewajiban): saldo awal dengan pratinjau, setor/tarik otomatis, dan penyesuaian bila saldo tidak sama. Jurnal dompet santri dan setoran ke Kantin Mencatat top-up dompet online sebagai dana dompet yang dipegang pesantren, dan mencatat setoran dana dompet ke Kantin. Memeriksa laporan keuangan dan tutup buku bulanan Untuk bendahara dan pimpinan: memeriksa Laba Rugi dan Neraca, mengunduhnya sebagai PDF atau Excel, lalu menutup buku per bulan agar transaksinya terkunci. Termasuk cara membuka kembali periode bila perlu koreksi.

Akademik

Mengisi absensi santri dan melihat rekapnya Untuk ustadz dan admin: mencatat kehadiran santri per jadwal pelajaran setiap hari, lalu memeriksa rekap kehadiran per kelas lengkap dengan persentase hadir dan unduhan Excel. Mengisi nilai santri dan mencetak e-rapor Untuk ustadz dan admin: menyiapkan kategori nilai, mengisi nilai per kelas dan mata pelajaran, mengunci nilai, melihat rekap nilai, lalu menyusun dan mengunduh e-rapor PDF per semester. Mencatat setoran hafalan dan memantau target Untuk ustadz: mencatat setoran hafalan santri (ziyadah atau murojaah), mengatur target hafalan per semester, dan membaca rekap capaian tahfidz per kelas dan per santri. Melihat jadwal mengajar dan mengisi jurnal mengajar Untuk ustadz: melihat jadwal mengajar mingguan, mencetaknya sebagai PDF, dan mengisi jurnal mengajar harian berisi kitab, bab, halaman, dan catatan materi untuk setiap jadwal.

Pimpinan

Membaca Dasbor Pimpinan dan Pusat Laporan Untuk pimpinan pesantren: membaca ringkasan Analisa & Performa (keuangan, santri, pegawai, kehadiran, akuntansi, perbandingan unit, unit usaha, tunggakan per kelas) dan membuka laporan rinci di Pusat Laporan.

Pendaftaran (SPMB)

Pendaftaran santri baru (SPMB) Gelombang dan jalur pendaftaran, formulir publik, berkas, biaya pendaftaran online, cek status, serta fee perujuk.

Aplikasi Cek Santri (Wali)

Memasang Cek Santri dan masuk sebagai wali Untuk wali santri: memasang aplikasi Cek Santri, membuat kata sandi, memilih pesantren, masuk, mengenali beranda tiap anak, serta mengubah atau memulihkan kata sandi. Melihat dan membayar tagihan santri di Cek Santri Untuk wali santri: melihat tagihan anak, membayar online lewat QRIS, Virtual Account, atau e-wallet, membayar dengan saldo dompet, mengecek status pembayaran, mengunggah bukti transfer, dan mengisi saldo saku. Memantau nilai, rapor, absensi, dan hafalan anak Untuk wali santri: melihat nilai pelajaran, rapor semester, absensi kelas dan asrama, setoran hafalan, catatan pelanggaran, riwayat kesehatan, prestasi, dan analisa perkembangan anak di Cek Santri. Mengajukan izin santri dan kunjungan wali Untuk wali santri: mengajukan izin keluar atau pulang untuk anak, mendaftar kunjungan pada jadwal yang dibuka pesantren, lalu memantau status persetujuannya di Cek Santri.

Aplikasi Santri Ku (Staf)

Presensi masuk dan pulang dengan Santri Ku Untuk ustadz dan staf: mencatat presensi masuk dan pulang di aplikasi Santri Ku dengan foto selfie dan lokasi, memahami batas area dan jeda 30 menit, serta melihat rekap kehadiran bulanan. Mencatat kehadiran santri, jurnal, nilai, dan hafalan di Santri Ku Untuk ustadz: melihat jadwal mengajar, mencatat kehadiran santri per pelajaran, mengisi jurnal mengajar, memasukkan nilai, dan mencatat setoran hafalan ziyadah atau murojaah lewat aplikasi Santri Ku.

Pengaturan

Multi-unit: beberapa jenjang dalam satu aplikasi Mengelola beberapa jenjang atau unit (mis. SMP dan SMA) dalam satu aplikasi: data, hak akses pegawai per unit, laporan, dan aplikasi mobile.

Dukungan

Menghubungi tim dukungan dari aplikasi Pengurus pesantren dapat menghubungi tim dukungan langsung dari aplikasi E-Pesantren, tanpa perlu mengetik ulang nama pesantren atau versi aplikasi.

Tanya jawab umum

Sangat aman. Data Anda disimpan di cloud server dengan keamanan tingkat tinggi, dilengkapi enkripsi data sensitif (seperti password dan dokumen pribadi) dan backup data otomatis harian. Hanya user yang diberikan akses melalui sistem Role-Based Access Control (RBAC) yang dapat melihat data tertentu.

Integrasi WhatsApp menggunakan Fonnte API Gateway. Anda dapat menghubungkan nomor resmi WhatsApp milik Pesantren Anda sendiri (nomor humas/pusat) ke dalam sistem E-Pesantren melalui token API yang sangat mudah dihubungkan. Setelah terhubung, pengiriman pesan notifikasi otomatis dari sistem akan menggunakan nomor WhatsApp Anda tersebut.

Ya, tentu saja. Setiap paket berlangganan sudah mencakup biaya pelatihan komprehensif bagi operator, bendahara, ustadz, dan admin pesantren baik secara online (Zoom) maupun penyediaan buku panduan digital dan video tutorial step-by-step lengkap.

Kami bekerjasama dengan payment gateway resmi berlisensi Bank Indonesia. Pesantren Anda dapat mengaktifkan Virtual Account untuk Bank Mandiri, BNI, BRI, BSI (Bank Syariah Indonesia), Permata Bank, dan beberapa e-wallet. Setiap kali wali santri membayar lewat VA tersebut, status tagihan di dashboard bendahara langsung lunas secara realtime detik itu juga.

Bisa. Kami menyediakan template file Excel khusus untuk impor data master santri, wali santri, ustadz, dan kelas. Anda tinggal mengisi data lama Anda ke template Excel tersebut, lalu diimpor sekaligus melalui dashboard admin untuk menghemat waktu penulisan manual.

Belum menemukan jawabannya?

Pengurus pesantren bisa menghubungi kami dari menu Bantuan & Dukungan di aplikasi E-Pesantren — nama pesantren dan versi aplikasi ikut terisi otomatis. Bisa juga langsung lewat WhatsApp.

Chat WhatsApp Cek Status Layanan