Coba Demo Gratis
← Semua panduan
Pembayaran & Tagihan

Membuat jenis pembayaran dan tagihan bulanan santri

Untuk bendahara dan admin: membuat jenis pembayaran seperti SPP, lalu membuat tagihannya untuk semua santri sekaligus, otomatis setiap tanggal 1, atau satu per satu.

Untuk: Bendahara, Admin & Operator

Diperbarui 9 Oktober 2026

Panduan ini untuk bendahara dan admin yang memiliki akses menu Keuangan. Hasilnya, setiap santri aktif mendapat tagihan (mis. SPP Oktober 2026) yang tampil di Data Pembayaran dan di aplikasi Cek Santri milik walinya.

Sebelum mulai, pastikan sudah ada tahun ajaran yang aktif di menu Akademik > Tahun Ajaran. Bila tagihan hanya untuk kelas tertentu, pastikan santrinya sudah dimasukkan ke kelas itu.

  1. Buka menu Jenis Pembayaran

    Di menu samping, klik Keuangan > Jenis Pembayaran, lalu klik Tambah Baru. Jendela Tambah Jenis Pembayaran terbuka.

  2. Isi nama dan tipe pembayaran

    Isi Nama Pembayaran, mis. "SPP". Pada Tipe Pembayaran, pilih Rutin (Bulanan) untuk tagihan setiap bulan seperti SPP atau uang makan. Pilih Tahunan, Per Semester, atau Sekali Bayar untuk tagihan yang cukup ditagih sekali dalam satu tahun ajaran, mis. uang gedung atau seragam.

    Tips: Untuk SPP, cukup tulis "SPP" tanpa nama bulan. Nama bulan ditambahkan sendiri pada setiap tagihan bulanan.

  3. Isi nominal dan target kelas

    Isi Nominal Standar dalam rupiah tanpa titik, mis. 300000; di bawahnya tampil "Rp 300.000" agar mudah dicek. Biarkan Target Kelas (Opsional) pada -- Umum (Semua Kelas) -- bila berlaku untuk semua santri, atau pilih satu kelas bila hanya untuk kelas itu, mis. Kelas 7A. Bila pesantren memiliki beberapa unit, pilih juga Unit; lihat panduan multi-unit.

  4. Tentukan apakah tagihan dibuat otomatis

    Untuk tipe Rutin (Bulanan), muncul sakelar Tagih otomatis setiap tanggal 1. Bila dinyalakan, tagihan bulan baru dibuat sendiri setiap tanggal 1 pukul 06.00 untuk semua santri aktif sesuai target kelas, dan wali diberi tahu lewat WhatsApp. Bila dibiarkan mati, Anda membuat tagihannya sendiri lewat tombol Buat Tagihan Bulanan (langkah 6).

    Tips: Pastikan sakelar Status Aktif menyala. Jenis pembayaran yang nonaktif tidak ikut ditagihkan.

  5. Simpan jenis pembayaran

    Klik Simpan Data. Jenis baru tampil di daftar dengan label tipenya, mis. Rutin (Bulanan), ditambah label Otomatis tgl 1 bila tagih otomatis dinyalakan.

    Tips: Jenis pembayaran bisa diaktifkan atau dinonaktifkan langsung dari sakelar di kolom Status tanpa membuka formulir.

  6. Buat tagihan untuk semua santri

    Buka Keuangan > Data Pembayaran, lalu klik Buat Tagihan Bulanan. Pada Bulan tagihan, pilih bulannya. Pratinjau menampilkan jumlah tagihan baru, jumlah santri, total rupiah, tanggal jatuh tempo, dan rincian per jenis pembayaran.

    Tips: Tombol ini memproses semua jenis pembayaran yang aktif: jenis Rutin ditagih per bulan, jenis lain sekali per tahun ajaran. Tagihan yang sudah ada dilewati, jadi aman dijalankan lebih dari sekali.

  7. Buat tagihan dan beri tahu wali

    Biarkan sakelar Beri tahu wali lewat WhatsApp (satu pesan per santri) menyala bila wali perlu diberi tahu. Klik tombol Buat ... Tagihan, mis. Buat 120 Tagihan (angkanya mengikuti pratinjau). Setelah selesai, muncul pesan berapa tagihan yang berhasil dibuat.

    Tips: WhatsApp hanya terkirim bila admin sudah mengisi Penyedia WhatsApp di Pengaturan Pesantren, tab Pengaturan API, dan nomor wali sudah tercatat.

  8. Buat tagihan untuk satu santri bila perlu

    Untuk santri baru atau tagihan susulan, klik Tambah Manual di Data Pembayaran. Pilih Tahun Ajaran, ketik minimal dua huruf nama di Cari Santri lalu klik namanya, dan pilih Kategori Pembayaran; Nominal (Rp) terisi otomatis dan masih bisa diubah. Klik Simpan Data; wali diberi tahu lewat WhatsApp.

    Tips: Daftar kategori hanya menampilkan jenis pembayaran aktif yang berlaku untuk kelas dan unit santri tersebut.

  9. Periksa tagihan yang terbentuk

    Di Data Pembayaran, tagihan baru berstatus Belum Bayar, lengkap dengan label bulan (mis. Oktober 2026) dan tanggal jatuh tempo. Bila santri mendapat potongan dari Keuangan > Diskon & Beasiswa, potongannya langsung diterapkan dan tampil di bawah jumlah tagihan. Selanjutnya, catat pembayaran yang masuk dengan panduan Mencatat pembayaran tunai atau cicilan.

    Tips: Hati-hati dengan tombol Hapus Tagihan di Data Pembayaran. Tombol itu menghapus semua tagihan berstatus Belum Bayar pada tahun ajaran yang sedang dipilih.

Apakah panduan ini membantu?

Masih ada yang belum jelas?

Hubungi tim kami dari menu Bantuan & Dukungan di aplikasi E-Pesantren, atau lewat WhatsApp.

Chat WhatsApp Cek Status Layanan