Membaca laporan tunggakan dan mengirim pengingat WhatsApp
Untuk bendahara dan pimpinan: melihat siapa saja yang menunggak per santri dan per kelas, mengunduhnya ke Excel, lalu mengingatkan wali lewat WhatsApp, sekali kirim atau otomatis setiap Senin.
Untuk: Bendahara
Diperbarui 9 Oktober 2026
Panduan ini untuk bendahara dan pengguna lain yang memiliki akses menu Keuangan. Pimpinan dapat melihat ringkasan tunggakan (kartu Tunggakan Santri dan tabel Tunggakan per Kelas) di menu Analisa & Performa; untuk membuka laporan lengkap per santri, minta admin memberi akses menu Keuangan.
Laporan ini membaca tagihan yang dibuat lewat Membuat jenis pembayaran dan tagihan bulanan. Agar pengingat terkirim, admin perlu mengisi Penyedia WhatsApp di Pengaturan > Pengaturan Pesantren, tab Pengaturan API, dan nomor wali sudah tercatat.
-
Buka Laporan Tunggakan
Di menu samping, klik Keuangan > Laporan Tunggakan. Kartu TOTAL TUNGGAKAN menunjukkan total rupiah, jumlah tagihan, dan jumlah santri yang menunggak. Kartu LEBIH DARI 3 BULAN menunjukkan tunggakan yang jatuh temponya sudah lewat lebih dari tiga bulan.
Tips: Tunggakan mencakup tagihan yang belum dibayar, yang dicicil, dan yang masih menunggu verifikasi. Umurnya dihitung dari tanggal jatuh tempo.
-
Baca tunggakan per santri
Tab Per Santri menampilkan setiap santri dengan jumlah tagihan, Tagihan Terlama, Terakhir Diingatkan, dan total tunggakan yang dipisah menjadi ≤ 3 bulan dan > 3 bulan. Untuk menyaring, gunakan kotak Cari nama atau NIS, pilihan kelas, atau centang Hanya yang menunggak lebih dari 3 bulan.
-
Bandingkan tunggakan per kelas
Klik tab Per Kelas untuk melihat jumlah santri menunggak dan total tunggakan setiap kelas. Klik Lihat santri pada sebuah kelas, mis. Kelas 7A, untuk membuka daftar santrinya di tab Per Santri.
Tips: Kelas diambil dari tahun ajaran aktif. Santri yang belum dimasukkan ke kelas dihitung sebagai Tanpa kelas.
-
Unduh laporan ke Excel
Klik Unduh Excel. Berkas yang terunduh berisi lembar Per Santri (mengikuti pencarian dan filter yang sedang dipakai) dan lembar Per Kelas, beserta tanggal pembuatan dan filter yang digunakan.
Tips: Kosongkan pencarian dan filter bila ingin mengunduh seluruh santri.
-
Kirim pengingat sekarang
Klik Kirim Pengingat. Pratinjau menampilkan berapa wali yang akan menerima WhatsApp dan total tunggakan yang diingatkan. Bila sudah sesuai, klik Kirim Sekarang.
Tips: Yang diingatkan hanya tagihan Belum Bayar atau Dicicil yang sudah lewat jatuh tempo. Santri yang sudah diingatkan dalam 7 hari terakhir dilewati, dan kakak-adik dengan wali yang sama cukup mendapat satu pesan.
-
Nyalakan pengingat otomatis
Pada kartu PENGINGAT OTOMATIS, nyalakan sakelarnya. Tulisan berubah menjadi Aktif · setiap Senin 08.00; sejak itu pengingat dikirim sendiri setiap Senin pukul 08.00 dengan aturan yang sama seperti pengiriman manual.
Tips: Matikan sakelar yang sama untuk menghentikan pengingat otomatis.
-
Pastikan pengingat terkirim
Setelah pengingat dikirim, kartu PENGINGAT OTOMATIS menampilkan waktu pengiriman terakhir dan jumlah WhatsApp yang dikirim, dan kolom Terakhir Diingatkan di tab Per Santri terisi. Wali tanpa nomor WhatsApp tetap mendapat notifikasi di aplikasi Cek Santri bila sudah memiliki akun.
Apakah panduan ini membantu?
Masih ada yang belum jelas?
Hubungi tim kami dari menu Bantuan & Dukungan di aplikasi E-Pesantren, atau lewat WhatsApp.