Mencatat pembayaran tunai atau cicilan dan mencetak kwitansi
Untuk bendahara: mencatat tagihan yang dibayar wali langsung ke pesantren, termasuk pembayaran sebagian (cicilan), memverifikasinya, lalu mencetak kwitansi dan laporan penerimaan.
Untuk: Bendahara
Diperbarui 9 Oktober 2026
Panduan ini untuk bendahara atau pengguna lain yang memiliki akses menu Keuangan. Hasilnya, tagihan santri berstatus Lunas, wali menerima pemberitahuan, dan Anda bisa mencetak kwitansi.
Sebelum mulai, pastikan tagihannya sudah dibuat (lihat Membuat jenis pembayaran dan tagihan bulanan) dan minimal ada satu rekening aktif di Keuangan > Bank & Wallet (lihat Mengatur rekening tujuan dan memverifikasi bukti transfer).
-
Buka Data Pembayaran
Di menu samping, klik Keuangan > Data Pembayaran. Halaman Pembayaran & Tagihan terbuka dan langsung menampilkan tagihan tahun ajaran yang aktif.
-
Cari tagihan santri
Ketik nama atau NIS santri di kotak Cari nama santri, NIS, kategori.... Agar lebih ringkas, pilih Belum Bayar pada filter Status.
Tips: Bila tagihan tidak muncul, periksa filter Tahun Ajaran, Bulan, dan Kategori, atau klik Reset Semua Filter.
-
Klik Bayar pada tagihan
Pada baris tagihan berstatus Belum Bayar, klik tombol Bayar di kolom Aksi. Jendela Pembayaran Santri terbuka.
-
Pilih rekening dan isi jumlah bayar
Pada Pilih Rekening Tujuan, pilih rekening tempat uang itu disimpan atau akan disetorkan; isian ini wajib. Jumlah Bayar (Rp) sudah terisi sisa tagihan; ubah bila wali hanya membayar sebagian. Sesuaikan Tanggal Bayar bila uang diterima di hari lain.
Tips: Bukti Transfer (Opsional) boleh dikosongkan untuk pembayaran tunai.
-
Pahami cara kerja cicilan
Bila Jumlah Bayar (Rp) lebih kecil dari tagihan, tagihan dipecah: bagian yang dibayar dicatat sekarang, sisanya otomatis menjadi tagihan baru berstatus Belum Bayar dengan bulan dan jatuh tempo yang sama. Jumlah bayar tidak boleh melebihi sisa tagihan.
Tips: Contoh: SPP Oktober Rp 300.000 dibayar Rp 100.000. Tercatat pembayaran Rp 100.000, dan muncul tagihan baru SPP Oktober sebesar Rp 200.000.
-
Simpan pembayaran
Klik Simpan Bayar. Muncul pesan "Pembayaran berhasil dicatat. Menunggu verifikasi admin." dan status tagihan berubah menjadi Proses Verifikasi.
Tips: Pembayaran belum dihitung lunas dan belum masuk laporan penerimaan sebelum diverifikasi.
-
Verifikasi pembayaran
Pada baris yang sama, klik Verifikasi, lalu setujui pertanyaan konfirmasinya. Status berubah menjadi Lunas dan wali menerima pemberitahuan lewat WhatsApp.
Tips: Untuk memverifikasi banyak pembayaran sekaligus, centang kotak di kiri barisnya lalu klik Verifikasi Terpilih.
-
Cetak kwitansi
Klik Kwitansi pada baris tagihan yang sudah lunas. Kwitansi terbuka di tab baru dan siap dicetak atau disimpan; isinya antara lain nama santri, jumlah beserta terbilangnya, rekening tujuan, dan sisa tagihan santri yang belum lunas. Kota, jabatan, dan nama penandatangan kwitansi diatur admin di Pengaturan > Pengaturan Pesantren, tab Format Nota & Kwitansi.
Tips: Tombol Kwitansi hanya muncul setelah pembayaran diverifikasi.
-
Rekap uang yang diterima
Untuk merekap penerimaan, klik Laporan Penerimaan di Data Pembayaran, pilih Periode (Harian, Bulanan, atau Tahunan) beserta tanggal atau bulannya, lalu klik PDF atau Excel. Laporan memuat pembayaran yang sudah lunas atau terverifikasi, termasuk cicilan online.
Tips: Pembayaran yang masih menunggu verifikasi tidak ikut dihitung. Verifikasi dulu semua pembayaran hari itu sebelum mencetak laporan harian.
Apakah panduan ini membantu?
Masih ada yang belum jelas?
Hubungi tim kami dari menu Bantuan & Dukungan di aplikasi E-Pesantren, atau lewat WhatsApp.