Multi-unit: beberapa jenjang dalam satu aplikasi

• Untuk: admin yayasan yang menjalankan beberapa unit (TK, SD, SMP, SMA, Tahfizh) dalam satu MyPesantren.

• Salinan di Oprex: dokumen doc_fyfKXP3fdTyWmyzK0jNbx (slug panduan-multi-unit, project epesantren-main). Bila file ini berubah, perbarui juga salinannya.

Ringkasnya

• Satu MyPesantren, banyak unit. Tiap santri, kelas, tagihan, kas, dan jurnal milik satu unit. Pegawai boleh bertugas di beberapa unit.
• Pesantren dengan satu unit tidak melihat perubahan apa pun. Pemilih unit dan pilihan unit di form baru muncul setelah ada unit kedua yang aktif.
• Pemilih unit di bagian atas halaman menentukan data yang tampil.
  • "Semua unit" menampilkan semuanya: laporan gabungan yayasan, dengan label unit di tiap baris.
  • Memilih satu unit menampilkan data unit itu saja: daftar, laporan, dan dasbor.

Langkah awal (sekali saja)

1. Buat unit di Pengaturan > Unit / Jenjang.
   • Unit bawaan "UTAMA" sudah ada dan berisi semua data lama. Ganti namanya sesuai unit terbesar, mis. "SMP IT".
   • Isi jenjang (untuk SPMB) dan, bila perlu, identitas dokumen: nama, logo, kop, alamat. Identitas ini dipakai di rapor, kartu santri, kwitansi, dan slip gaji.
2. Pindahkan kelas ke unitnya di Akademik > Master Kelas > Edit > Unit. Ini hanya bisa selama kelas belum punya anggota; bila sudah, buat kelas baru di unit tujuan.
3. Pindahkan santri ke unitnya. Pilih salah satu cara:
   • satu per satu: detail santri > Pindah Unit (tercatat di riwayat mutasi);
   • sekaligus lewat Kenaikan Kelas ke kelas unit tujuan (otomatis tercatat sebagai Pindah Unit);
   • santri baru lewat Impor dengan pilihan "Impor ke unit".
4. Atur unit pegawai di Kepegawaian > Data Pegawai > Edit.
   • Unit utama: tempat gaji dibayar.
   • Juga bertugas di: unit lain tempat pegawai mengajar.
5. Buat jenis pembayaran per unit di Keuangan > Jenis Pembayaran > Unit.
   • Nominal SPP tiap unit boleh berbeda walau namanya sama.
   • Jenis pembayaran lama milik unit UTAMA.
6. (Opsional) Batasi akun staf di Manajemen Akun > Edit > Akses unit. Akun yang dicentang hanya melihat unit itu, juga di aplikasi Santri Ku. Akun tanpa centang, mis. admin dan bendahara yayasan, melihat semua unit.

Sehari-hari

Pekerjaan	Cara kerja per unit
Tagihan bulanan	Satu jadwal untuk semua unit; tiap santri mendapat jenis pembayaran unitnya. Dari layar, tagihan dibuat untuk unit yang sedang dipilih.
Tagihan santri yang pindah unit	Tagihan lama tetap di unit asal (riwayat utuh). Sisa cicilan juga tetap di unit asal. Santri tidak ditagih dua kali untuk bulan yang sama.
Kas	Kategori dan akun kas dipakai bersama; tiap transaksi memilih unit.
Payroll	Pegawai dibayar di unit utamanya. Proses payroll bisa per unit, atau sekaligus lewat "Semua unit".
Akuntansi	Satu bagan akun dan satu buku yayasan. Tiap jurnal punya unit (segmen), sehingga laporan bisa dibuat per unit atau gabungan. Saldo di Bagan Akun = saldo gabungan.
Tutup Buku	Satu kali per bulan untuk yayasan. Jurnal penutup dibuat per unit agar neraca tiap unit seimbang.
SPMB	Form pendaftaran menanyakan unit tujuan. Santri yang disetujui masuk unit kelas tujuannya.
Tahun ajaran, kamar, rekening, gateway	Dipakai bersama semua unit.

Aplikasi mobile

• Cek Santri (wali): wali tetap melihat semua anaknya, termasuk anak di unit berbeda. API mengirim kunci tambahan unit untuk santri dan tagihan.
• Santri Ku (staf): staf yang dibatasi unit hanya melihat unitnya. Staf dengan beberapa unit bisa mengirim parameter unit_id.
• Kantin: data santri di Kantin membawa nama unit.

Bila ada masalah

• Data tidak tampil: cek pemilih unit di atas. Mungkin sedang memilih unit lain; pilih "Semua unit".
• Santri tidak bisa dimasukkan ke kelas: kelas harus milik unit yang sama dengan santri. Pindahkan santrinya dulu lewat Pindah Unit.
• Staf melihat data unit lain, atau tidak melihat apa pun: cek Akses unit akunnya di Manajemen Akun.