Metode akuntansi accrual (piutang santri)

Untuk bendahara dan admin pesantren yang mengelola menu Akuntansi.

Cash atau accrual?

	Cash (bawaan)	Accrual
Pendapatan SPP dicatat	saat uang diterima	pada bulan layanannya, walau belum dibayar
Tunggakan di Neraca	tidak tampak	tampak sebagai Piutang Santri
Potongan/beasiswa	tidak tercatat (pendapatan langsung bersih)	tercatat sebagai beban potongan
Laba Rugi menjawab	"berapa uang yang masuk?"	"berapa yang menjadi hak pesantren?"

Arus Kas tetap menunjukkan uang yang benar-benar masuk pada kedua metode.

Sebelum beralih

1. Buka Akuntansi > Pengaturan Jurnal Otomatis.
2. Di kartu Piutang dan potongan tagihan, atur akunnya. Isian ini boleh dibiarkan bawaan:
   • Akun piutang santri: bawaannya 1201 Piutang Santri.
   • Akun potongan per kategori (Diskon, Beasiswa, Keringanan): bawaannya satu akun "Beban Potongan & Beasiswa Santri". Tombol Buat akun membuat akun terpisah per kategori, misalnya "Beban Beasiswa Santri".
3. Tekan Simpan Pengaturan.
4. Pastikan pembayaran lama sudah dijurnal. Bila ada pembayaran lama yang belum masuk jurnal, minta tim dukungan memprosesnya sebelum accrual diaktifkan.

Mengaktifkan accrual

1. Di kartu Metode akuntansi, tekan Beralih ke accrual….
2. Pilih tanggal mulai.
   • Sebaiknya tanggal 1, sebelum tagihan bulan itu dibuat.
   • Tanggal tidak boleh setelah hari ini, dan tidak boleh di bulan yang sudah Tutup Buku.
3. Baca pratinjau per unit:
   • Saldo awal piutang: tagihan belum lunas yang periodenya sebelum tanggal mulai. Tagihan ini dijurnal sekali per unit: Piutang (debit) / Laba Ditahan 3201 (kredit), bertanggal tanggal mulai. Dengan cara ini pendapatan bulan peralihan tidak melonjak.
   • Diakui sebagai pendapatan: tagihan belum lunas yang periodenya mulai tanggal itu. Tagihan ini dijurnal satu per satu seperti tagihan baru.
   • Tagihan yang sedang dicicil hanya dihitung sisanya, karena bagian yang sudah dibayar sudah tercatat sebagai pendapatan saat diterima.
4. Tekan Ya, aktifkan accrual.

Jurnal yang dibuat otomatis

Kejadian	Jurnal	Referensi
Tagihan terbit	Piutang (D) + Beban potongan (D) / Pendapatan sebesar nominal sebelum potongan (K)	AR-{id tagihan}
Dibayar (online, saldo dompet, atau diverifikasi bendahara)	Kas/Bank (D) / Piutang (K)	PAY-…
Nominal tagihan diubah, atau potongan diterapkan kemudian	jurnal AR-… diubah, bila bulannya belum Tutup Buku	AR-{id}
Sama, tetapi bulannya sudah Tutup Buku	jurnal penyesuaian bertanggal hari itu	AR-{id}-K1, -K2, …
Tagihan dihapus	piutang yang belum dibayar dibatalkan, dengan aturan ubah/penyesuaian yang sama; bagian yang sudah dibayar tetap menjadi pendapatan	AR-{id} / AR-{id}-K…
Saat accrual diaktifkan	saldo awal piutang per unit	AR-AWAL-{waktu}-U{unit}

Tanggal jurnal tagihan adalah tanggal 1 bulan periodenya, misalnya SPP November dicatat 1 November walaupun tagihannya dibuat 25 Oktober. Tagihan tanpa periode (uang gedung, daftar ulang) memakai tanggal dibuat. Jika bulan itu sudah Tutup Buku, jurnal dicatat hari itu.

Segmen unit pada semua jurnal mengikuti unit tagihan, seperti jurnal pembayaran.

Laporan dan Tutup Buku

• Neraca: Piutang Santri menunjukkan sisa tagihan accrual yang belum dibayar.
• Laba Rugi: pendapatan per jenis pembayaran sebesar nominal sebelum potongan. Total potongan dan beasiswa tampil sebagai beban.
• Tutup Buku hanya memindahkan jurnal sampai akhir bulan yang ditutup. Jurnal SPP bulan depan tetap menunggu Tutup Buku bulannya.
• Arus Kas: penerimaan dari pelunasan piutang masuk kegiatan operasional.

Kembali ke cash

Tekan Kembali ke cash… di kartu Metode akuntansi. Setelah itu:

• tagihan baru kembali dijurnal saat dibayar;
• tagihan accrual yang belum lunas tetap mengurangi piutang saat dibayar, sehingga piutang akhirnya habis dengan sendirinya;
• jurnal yang sudah ada tidak berubah.

Hal yang perlu diperhatikan

• Akun piutang sebaiknya hanya diganti saat tidak ada piutang berjalan. Jumlah piutang berjalan tampil di kartu Metode akuntansi. Pelunasan selalu mengkredit akun piutang yang sedang diatur.
• Tagihan dipecah saat dibayar sebagian tidak mengubah total piutang: baris asal berkurang, dan sisanya menjadi tagihan baru dengan periode yang sama.
• Menghapus santri ikut membatalkan piutang tagihannya yang belum dibayar.
• Pengaturan umum (menu Pengaturan) hanya menampilkan metode yang berlaku. Perubahan metode selalu lewat halaman Akuntansi, karena butuh pratinjau saldo awal.