Memeriksa laporan keuangan dan tutup buku bulanan
Untuk bendahara dan pimpinan: memeriksa Laba Rugi dan Neraca, mengunduhnya sebagai PDF atau Excel, lalu menutup buku per bulan agar transaksinya terkunci. Termasuk cara membuka kembali periode bila perlu koreksi.
Untuk: Bendahara
Diperbarui 9 Oktober 2026
Tutup buku dilakukan setelah sebuah bulan berakhir dan semua transaksinya lengkap: pembayaran tagihan, kas masuk dan keluar, tabungan, dan gaji. Hasilnya, pendapatan dan beban bulan itu dipindahkan ke Laba Ditahan, dan transaksi bertanggal bulan itu terkunci.
Halaman Laporan Keuangan dan Tutup Buku hanya bisa dibuka oleh akun berperan admin atau bendahara yang memiliki izin laporan keuangan dan tutup buku. Pimpinan yang tidak memegang peran itu dapat menerima laporan dalam bentuk PDF atau Excel yang diunduh bendahara (langkah 5).
-
Buka Laporan Keuangan
Di menu samping, klik Akuntansi > Laporan Keuangan. Di bagian atas ada pilihan laporan: Laba Rugi, Neraca, Neraca Saldo, Perubahan Modal, Arus Kas, dan Buku Besar.
Tips: Bila pesantren memakai beberapa unit, laporan mengikuti unit yang dipilih di bagian atas halaman. Pilih "Semua unit" untuk laporan gabungan.
-
Pilih periode bulan yang akan ditutup
Di Pilih Cepat, pilih Bulan lalu, atau isi sendiri Periode Dari dan Periode Sampai (mis. 1 sampai 30 September). Laporan langsung diperbarui tanpa perlu menekan tombol lain.
Tips: Pilih Cepat juga menyediakan Tahun ini, Tahun lalu, dan tahun ajaran untuk laporan tahunan.
-
Periksa Laba Rugi
Klik Laba Rugi. Periksa daftar Pendapatan dan Beban / Biaya, lalu angka Laba Bersih atau Rugi Bersih di bagian bawah. Klik nama akun yang angkanya janggal untuk membuka Buku Besar akun itu dan melihat transaksinya satu per satu.
-
Pastikan Neraca seimbang
Klik Neraca dan pastikan Per Tanggal berisi tanggal terakhir bulan itu. Di bagian bawah harus tertulis STATUS: BALANCED (SEIMBANG). Bila tertulis NOT BALANCED beserta selisihnya, periksa dan perbaiki Jurnal Umum lebih dulu sebelum tutup buku.
Tips: Baris "Laba Berjalan (belum ditutup)" di bagian Ekuitas berisi pendapatan dikurangi beban yang belum dipindahkan lewat Tutup Buku.
-
Unduh laporan sebagai PDF atau Excel
Pada laporan yang sedang tampil, klik PDF (berkop pesantren) atau Excel. Ulangi untuk setiap laporan yang diperlukan, mis. Laba Rugi dan Neraca, lalu simpan atau kirim berkasnya kepada pimpinan.
Tips: Tombol unduh tidak aktif bila tanggal Dari lebih besar dari tanggal Sampai, atau pada Buku Besar bila akunnya belum dipilih.
-
Buka halaman Tutup Buku
Klik Akuntansi > Tutup Buku. Tabel menampilkan 12 bulan terakhir dengan status Terbuka atau Sudah Ditutup beserta tanggal penutupannya.
Tips: Tutup buku berurutan, mulai dari bulan paling lama yang masih Terbuka, dan jangan menutup bulan yang sedang berjalan.
-
Klik Proses Tutup Buku
Pada baris bulan yang sudah diperiksa, klik Proses Tutup Buku, lalu setujui pertanyaan konfirmasinya. Setelah berhasil, statusnya menjadi Sudah Ditutup dan tombolnya berubah menjadi Terkunci.
Tips: Bila muncul pesan "Akun Laba Ditahan (3201) tidak ditemukan.", tambahkan akun berkode 3201 bernama Laba Ditahan (jenis ekuitas) lewat Akuntansi > Daftar Akun (COA) > Tambah Akun, lalu ulangi.
-
Pahami apa yang terkunci
Pendapatan dan beban bulan itu dipindahkan ke akun Laba Ditahan lewat jurnal penutup. Sejak itu, jurnal bertanggal bulan tersebut tidak bisa ditambah, diubah, atau dihapus, termasuk lewat Jurnal Umum, Kas Masuk & Keluar, dan Kas & Bank.
Laba Rugi bulan itu tetap menampilkan pendapatan dan bebannya seperti sebelum ditutup, sedangkan di Neraca labanya pindah dari Laba Berjalan ke Laba Ditahan.
Tips: Pada metode accrual, tagihan yang dibuat, dihapus, atau dikurangi untuk bulan yang sudah ditutup dijurnal pada tanggal hari itu, bukan pada bulan yang terkunci.
-
Buka kembali periode bila perlu koreksi
Hanya periode tertutup terakhir yang menampilkan tombol Buka Kembali. Klik tombol itu, isi Alasan membuka kembali minimal 10 karakter (mis. "koreksi jurnal gaji Agustus yang salah akun"), lalu klik Buka Kembali.
Jurnal penutupnya dihapus dan transaksi bulan itu bisa dikoreksi lagi. Setelah selesai, klik Proses Tutup Buku kembali.
Tips: Alasan, nama Anda, dan waktunya tercatat di tabel Riwayat buka kembali dan di Log Aktivitas. Untuk membuka bulan yang lebih lama, buka dulu bulan-bulan sesudahnya satu per satu, mulai dari yang terakhir ditutup.
Apakah panduan ini membantu?
Masih ada yang belum jelas?
Hubungi tim kami dari menu Bantuan & Dukungan di aplikasi E-Pesantren, atau lewat WhatsApp.