Jurnal dompet santri dan setoran ke Kantin

Untuk bendahara dan admin pesantren yang mengelola menu Akuntansi.

Untuk apa?

Wali mengisi saldo dompet santri lewat pembayaran online (VA, QRIS, e-wallet). Uangnya masuk ke rekening gateway pesantren. Tanpa fitur ini, uang top-up itu tidak tercatat di buku besar.

Dengan fitur ini, uang top-up dicatat sebagai titipan dompet (kewajiban). Artinya: dana dompet yang masih dipegang pesantren dan belum diserahkan ke Kantin. Uang ini bukan pendapatan pesantren.

Fitur ini tidak aktif sampai bendahara menyalakannya.

Cara pencatatannya

Kejadian	Debit	Kredit
Top-up dompet lewat pembayaran online	Akun pembayaran online (bawaan 1101 Kas Pesantren)	Titipan Saldo Dompet Santri
Tagihan dibayar pakai saldo dompet	Titipan Saldo Dompet Santri	Pendapatan
Kelebihan bayar masuk dompet	Utang Kelebihan Bayar Wali	Titipan Saldo Dompet Santri
Pindah tabungan ke dompet (bila jurnal tabungan aktif)	Titipan Tabungan Santri	Titipan Saldo Dompet Santri
Setoran dana dompet ke Kantin	Titipan Saldo Dompet Santri	Kas/bank yang dipilih

• Belanja dan top-up tunai di Kantin tidak dicatat di sini. Uangnya dipegang Kantin, dan pembukuannya ada di aplikasi Kantin.
• Karena itu, saldo akun titipan dompet tidak sama dengan total saldo dompet semua santri. Saldo akun itu adalah uang dompet yang masih harus diserahkan pesantren ke Kantin.
• Jurnal top-up dibuat otomatis dengan referensi TOPUP- diikuti nomor order. Unitnya mengikuti unit santri.

Memulai

1. Buka Akuntansi > Pengaturan Jurnal Otomatis, lalu cari kartu Dompet santri: top-up online dan setoran ke Kantin.
2. Di kartu Pembayaran online dan saldo dompet, periksa akun Pembayaran online, yaitu tempat uang top-up dicatat masuk. Bawaannya 1101 Kas Pesantren. Bila uang dari gateway diendapkan dulu, tombol Buat akun membuat "Kas di Payment Gateway".
3. Tekan Mulai jurnal top-up dompet….
4. Isi Dana dompet dipegang pesantren, yaitu uang top-up yang sudah diterima tetapi belum diserahkan ke Kantin. Kosongkan bila tidak ada.
   • Di bawah isian tampil berapa yang akan dijurnal. Nilainya adalah selisih isian Anda dengan saldo akun titipan saat ini, yang mungkin sudah terisi dari kelebihan bayar atau pindahan tabungan.
5. Pilih Tanggal jurnal dan Dana itu sekarang disimpan di. Pilihan kedua adalah akun lawan; bawaannya akun pembayaran online.
6. Tekan Ya, mulai jurnal dompet.

Saat dimulai, kanal Bayar pakai saldo dompet santri otomatis diarahkan ke akun titipan dompet. Dengan begitu, tagihan yang dibayar pakai saldo mengurangi titipan dan tidak menambah kas dua kali.

Mencatat setoran ke Kantin

Saat pesantren menyerahkan uang dompet ke Kantin (mis. transfer mingguan ke rekening Kantin):

1. Di kartu Dompet santri, tekan Catat setoran ke Kantin….
2. Isi Jumlah disetor. Tombol Semua mengisi seluruh saldo titipan, dan di bawahnya tampil sisa titipan setelah setoran.
3. Isi Tanggal, pilih Dibayar dari (kas atau bank tempat uang keluar), dan tulis catatan bila perlu, misalnya "transfer periode 1–7 Oktober".
4. Tekan Ya, catat setoran.

Setoran tidak bisa melebihi saldo titipan. Bila dana yang disetor ternyata sudah dipegang sebelum jurnal dimulai, catat dulu lewat Sesuaikan saldo….

Menyesuaikan dan membatalkan

• Sesuaikan saldo…: isi dana dompet yang benar-benar dipegang pesantren saat ini. Selisihnya dijurnal sebagai penyesuaian (referensi DOMPET-SESUAI-).
• Riwayat di kartu menampilkan saldo awal, penyesuaian, dan setoran terakhir. Tombol Batalkan menghapus jurnalnya selama bulannya belum Tutup Buku.
• Hentikan jurnal menghentikan jurnal top-up berikutnya. Jurnal yang sudah ada dan pengaturan kanal saldo dompet tetap.

Yang tidak berubah

• Aplikasi Cek Santri, top-up, saldo, dan riwayat dompet bekerja seperti sebelumnya.
• Aplikasi Kantin tidak berubah.
• Status jurnal dompet tidak dikirim ke aplikasi mobile.

Lihat juga panduan terkait untuk tabungan santri.