Jurnal tabungan santri

Untuk bendahara dan admin pesantren yang mengelola menu Akuntansi.

Untuk apa?

Tanpa fitur ini, setoran dan penarikan tabungan hanya tercatat di menu Keuangan > Tabungan dan Rekap Tabungan. Buku besar tidak tahu ada uang santri yang dititipkan, sehingga Neraca tidak menampilkannya.

Setelah fitur ini diaktifkan, uang tabungan masuk Neraca sebagai titipan santri (kewajiban). Uang itu milik santri, jadi bukan pendapatan dan tidak menambah Laba Rugi.

Fitur ini tidak aktif sampai bendahara menyalakannya. Pesantren yang sudah mencatat tabungan lewat jurnal manual tidak terkena perubahan apa pun.

Cara pencatatannya

Kejadian	Debit	Kredit
Setoran oleh petugas	Akun kas setor/tarik (bawaan 1101 Kas Pesantren)	Titipan Tabungan Santri
Setoran online (VA/QRIS)	Akun pembayaran online (kartu "Pembayaran online dan saldo dompet")	Titipan Tabungan Santri
Penarikan oleh petugas	Titipan Tabungan Santri	Akun kas setor/tarik
Pindah ke dompet Kantin	Titipan Tabungan Santri	Titipan Saldo Dompet Santri
Pindah ke dompet ditolak Kantin (saldo kembali)	Titipan Saldo Dompet Santri	Titipan Tabungan Santri

• Semua kategori (Umum, Study Tour, Qurban, Wajib, Lainnya) masuk ke satu akun titipan. Rincian per kategori tetap ada di Rekap Tabungan.
• Jurnal bertanggal sama dengan mutasinya, dan unitnya mengikuti unit santri.
• Jurnal ini dibuat otomatis, dengan referensi TAB-TRX- diikuti nomor mutasi.

Sebelum memulai

1. Buka Akuntansi > Pengaturan Jurnal Otomatis, lalu cari kartu Tabungan santri.
2. Atur dua akun berikut. Keduanya boleh dibiarkan bawaan.
   • Akun titipan tabungan. Bawaannya "Titipan Tabungan Santri" (kode 21xx), yang dibuat otomatis. Tombol Buat akun membuatnya sekarang. Bila pesantren sudah punya akun titipan tabungan di Daftar Akun, pilih akun itu.
   • Akun kas setor/tarik oleh petugas. Ini tempat uang tabungan disimpan, misalnya kas tabungan atau rekening bank khusus tabungan. Bawaannya 1101 Kas Pesantren.
3. Bila santri memakai dompet Kantin, buka kartu Pembayaran online dan saldo dompet. Pada Bayar pakai saldo dompet santri, pilih akun titipan dompet; tombol Buat akun membuat "Titipan Saldo Dompet Santri".
   • Tanpa langkah ini, saldo yang dipindah dari tabungan ke dompet lalu dipakai membayar tagihan akan tercatat dua kali di kas.
   • Kartu Tabungan santri menampilkan peringatan kuning selama kanal itu masih memakai akun aset.
4. Tekan Simpan Pengaturan.

Memulai jurnal tabungan

1. Di kartu Tabungan santri, tekan Mulai jurnal tabungan….
2. Periksa tabel pratinjau. Isinya per unit:
   • Saldo tabungan: total saldo semua rekening tabungan.
   • Tercatat di akun titipan: saldo akun titipan menurut jurnal yang sudah ada. Biasanya Rp 0, kecuali pesantren pernah menjurnal manual ke akun itu.
   • Akan dijurnal: selisih keduanya, yang menjadi saldo awal.
3. Isi Tanggal jurnal. Biasanya hari ini. Tanggal tidak boleh setelah hari ini, dan tidak boleh di bulan yang sudah Tutup Buku.
4. Isi Uang tabungan saat ini disimpan di. Ini akun lawan saldo awal (debit).
   • Biasanya sama dengan akun kas setor/tarik.
   • Bila uang tabungan pernah dicatat ke kas lewat jurnal manual dengan lawan akun lain, pilih akun lawan itu supaya kas tidak tercatat dua kali.
5. Tekan Ya, mulai jurnal tabungan, lalu konfirmasi.

Hasilnya:

• satu jurnal saldo awal per unit, dengan referensi TAB-AWAL-;
• status kartu berubah menjadi Dijurnal sejak …;
• setoran, penarikan, setoran online, dan pindah ke dompet sesudah itu dijurnal otomatis.

Bila saldo tidak sama

Saat jurnal tabungan aktif, kartu Tabungan santri selalu membandingkan saldo tabungan dengan akun titipan. Bila keduanya tidak sama, muncul peringatan kuning. Penyebab yang mungkin:

• jurnal sebuah mutasi gagal, misalnya karena bulannya sudah Tutup Buku (setoran atau penarikannya sendiri tetap tersimpan);
• akun titipan diganti setelah jurnal berjalan;
• ada jurnal manual ke akun titipan.

Tekan Buat jurnal penyesuaian…. Langkahnya sama dengan memulai, dan hasilnya jurnal dengan referensi TAB-SESUAI-.

Membatalkan

• Jurnal saldo awal atau penyesuaian terakhir bisa dibatalkan lewat tombol Batalkan di kartu, selama bulannya belum Tutup Buku. Jurnal setor/tarik tidak ikut terhapus, dan selisihnya akan tampil lagi.
• Hentikan jurnal menghentikan jurnal untuk mutasi berikutnya. Jurnal yang sudah ada tetap. Bila nanti dimulai lagi, pratinjau menghitung ulang selisihnya, sehingga mutasi selama berhenti tercatat lewat saldo awal baru.

Yang tidak berubah

• Menu Tabungan, Rekap Tabungan, notifikasi WhatsApp, dan aplikasi Cek Santri bekerja seperti sebelumnya.
• Top-up dompet lewat aplikasi wali punya pengaturan sendiri: lihat panduan terkait.
• Status jurnal tabungan tidak dikirim ke aplikasi mobile.