Coba Demo Gratis
← Semua panduan
Memulai · Mulai di sini 4/6

Memasukkan data santri dan wali dari Excel

Untuk admin: mengimpor banyak santri sekaligus beserta akun walinya dari berkas Excel, mencatat password awal wali, dan menambah satu santri secara manual.

Untuk: Admin & Operator

Diperbarui 9 Oktober 2026

Panduan ini untuk admin (atau staf yang diberi izin menambah santri). Hasilnya, santri masuk ke Data Santri lengkap dengan kamar, kelas tahun ini, dan wali yang langsung punya akun untuk aplikasi Cek Santri.

Sebelum mulai, pastikan sudah ada tahun ajaran aktif serta kelas dan kamar. Tanpa tahun ajaran aktif, santri tidak dimasukkan ke kelas.

  1. Buka menu Import di Data Santri

    Di menu samping, klik Kesiswaan > Data Santri, lalu klik tombol Import. Jendela Import Data Santri terbuka.

    Tips: Tombol Import dan Tambah Santri hanya tampil untuk akun yang punya izin menambah santri.

  2. Unduh template Excel

    Di bagian Petunjuk Import, klik Download Template. Berkas ini berisi satu baris contoh; ganti baris contoh itu dengan data santri Anda, satu santri per baris, di bawah baris judul kolom.

    Tips: Jangan mengubah judul kolom di baris pertama. Kolom NIS dan nomor HP sudah berformat teks agar angka nol di depan tidak hilang.

  3. Isi data santri

    Kolom wajib: nama, nis, dan jenis_kelamin (isi L atau P). Isi kamar dan kelas persis sama dengan nama di Data Kamar dan Master Kelas, dan tanggal_lahir dengan format tahun-bulan-tanggal, mis. 2012-05-15.

    Kolom lain seperti tahun_masuk, alamat, nik (16 digit), nisn (10 digit), dan data ayah-ibu boleh dikosongkan.

    Tips: Nama kamar atau kelas yang tidak ditemukan dibiarkan kosong tanpa peringatan. Huruf besar-kecil tidak berpengaruh.

  4. Isi data wali

    Isi nama_wali dan no_hp_wali agar akun wali dibuat otomatis. Untuk kakak-beradik, tulis nomor HP wali yang sama; semuanya akan terhubung ke satu akun wali.

    Kolom email_wali dan password_wali boleh dikosongkan. Bila password kosong, E-Pesantren membuat password acak untuk wali baru.

    Tips: Wali dicocokkan lewat nomor HP, lalu email. Wali yang sudah terdaftar tidak dibuat ulang.

  5. Unggah berkas dan proses

    Pada Pilih File Excel (.xlsx, .xls, .csv), pilih berkas Anda (maks. 10 MB) dan tunggu sampai proses unggah selesai. Bila pesantren Anda punya beberapa unit, pilih unit tujuan di Impor ke unit.

    Klik Proses Import.

    Tips: Bila ada satu baris yang salah, mis. NIS kosong, seluruh berkas batal diimpor dan pesan kesalahan menyebut nomor barisnya. Perbaiki baris itu lalu unggah ulang.

  6. Catat password awal wali

    Setelah berhasil, muncul kotak kuning Password awal akun wali berisi nama wali, Login (NIS anak), nomor HP, dan password. Kotak ini hanya tampil sekali, jadi catat atau salin dulu, lalu klik Sudah dicatat, tutup.

    Wali yang nomor WhatsApp-nya tercatat juga menerima link untuk membuat password sendiri.

    Tips: Kotak ini hanya memuat wali baru yang password-nya dibuat otomatis. Password yang Anda tulis sendiri di kolom password_wali tidak ditampilkan.

  7. Periksa hasil impor

    Di daftar Data Santri, periksa kolom Kamar, Kelas, dan Orang Tua. Tanda - berarti nama kamar atau kelas di berkas tidak cocok, belum ada tahun ajaran aktif, atau wali belum diisi.

    Tips: Mengimpor ulang santri dengan NIS yang sama memperbarui datanya, bukan membuat santri baru. Isi lagi kolom kamar saat impor ulang, karena kolom kamar yang kosong ikut mengosongkan kamar santri.

  8. Tambah satu santri secara manual

    Untuk satu santri, klik Tambah Santri. Isi NIS, Nama Lengkap, Jenis Kelamin, Kamar, Kelas, dan Tahun Masuk.

    Di bagian Data Orang Tua / Wali, ketik nama di Cari Orang Tua / Wali lalu pilih, atau klik Baru untuk mengisi nama dan nomor HP wali baru. Klik Simpan Perubahan.

    Tips: Kamar, tahun masuk, dan wali wajib diisi. Untuk wali baru, password awalnya ditampilkan sekali di kotak kuning seperti pada impor.

  9. Atau pakai Import Data Master

    Cara lain adalah menu Akademik > Import Data Master: klik Download Template, isi berkasnya, pilih berkas, lalu klik Mulai Import. Cara ini otomatis membuat kelas, kamar, tingkatan, dan jurusan yang namanya belum ada.

    Setelahnya, periksa Master Kelas dan Data Kamar: kelas baru dibuat dengan tingkat 1 dan kamar baru berkapasitas 10, jadi sesuaikan bila perlu.

    Tips: Untuk pesantren dengan beberapa unit, gunakan Import di Data Santri agar Anda bisa memilih unit tujuan.

Apakah panduan ini membantu?

Masih ada yang belum jelas?

Hubungi tim kami dari menu Bantuan & Dukungan di aplikasi E-Pesantren, atau lewat WhatsApp.

Chat WhatsApp Cek Status Layanan