Pendaftaran santri baru (SPMB)

Untuk panitia SPMB dan bendahara pesantren.

Semua menu ada di sidebar SPMB: Pendaftaran Santri, Data SPMB, Fee SPMB, Setting Fee SPMB, Gelombang & Jalur, dan Setting Berkas SPMB. Menu ini tampil untuk siapa pun yang punya izin SPMB, termasuk bendahara.

Ringkasan alur

1. Calon santri mengisi formulir di /pendaftaran, memilih tingkatan dan jalur, lalu mengunggah berkas (boleh menyusul).
2. Nomor pendaftaran dan tautan halaman status dikirim ke WhatsApp wali.
3. Lewat halaman status, pendaftar membayar biaya pendaftaran (online atau transfer) dan melengkapi berkas.
4. Panitia memeriksa tiap berkas di Data SPMB > Detail, lalu menekan Verifikasi.
5. Setelah biaya lunas, panitia menekan Setujui: data santri dan akun wali dibuat. Bila Tolak, alasannya wajib diisi.

1. Siapkan gelombang dan jalur

Buka Data SPMB > Gelombang & Jalur.

• Gelombang berisi:
  • nama dan periode (tanggal mulai dan selesai);
  • kuota (kosongkan bila tanpa batas). Pendaftar yang ditolak tidak dihitung;
  • biaya pendaftaran (Rp 0 = gratis);
  • unit (bila pesantren punya beberapa unit) dan tahun ajaran masuk.
• Formulir publik hanya terbuka di dalam gelombang aktif yang belum penuh. Di luar itu, formulir menampilkan "Pendaftaran Belum Dibuka" beserta jadwal gelombang berikutnya.
• Bila belum ada gelombang sama sekali, formulir tetap terbuka tanpa biaya, seperti sebelum fitur ini.
• Jalur (mis. Reguler, Prestasi, Yatim) bisa memberi potongan biaya. Bila ada jalur aktif, pendaftar wajib memilih salah satu.

2. Siapkan daftar berkas

Buka Data SPMB > Setting Berkas. Tiap berkas bisa diatur:

• Tingkatan: satu tingkatan, atau "Semua tingkatan".
• Jalur: semua jalur, atau khusus satu jalur (mis. sertifikat lomba hanya untuk jalur Prestasi).
• Wajib atau opsional.

Daftar berkas disalin ke setiap pendaftar saat ia mendaftar. Perubahan Setting Berkas tidak mengubah pendaftar yang sudah ada. Untuk pendaftar lama, gunakan tombol Buat dari Setting Berkas di panel Detail.

3. Memeriksa pendaftar

Di Data SPMB, tekan Detail pada satu pendaftar.

• Berkas:
  • Lihat membuka file. Tautannya berlaku 30 menit dan hanya dibuat untuk panitia.
  • Terima juga bisa dipakai untuk berkas fisik yang diserahkan langsung.
  • Minta perbaiki wajib disertai catatan, mis. "foto buram". Catatan ini tampil di halaman status pendaftar, dan pendaftar bisa mengunggah ulang.
• Verifikasi baru bisa ditekan setelah semua berkas wajib Diterima.
• Setujui baru bisa ditekan setelah biaya pendaftaran Lunas (atau tanpa biaya).
• Tolak wajib disertai alasan. Alasan ini tampil di halaman status dan dikirim ke WhatsApp wali.
• Halaman status pendaftar: tautannya bisa disalin, atau dikirim ulang ke WhatsApp wali dengan tombol WhatsApp.

Di atas tabel ada rekap per gelombang (pendaftar, diterima, ditolak, lunas, belum bayar, biaya terkumpul) dan tombol Unduh Excel. Isi Excel mengikuti filter yang sedang aktif.

4. Biaya pendaftaran (bendahara)

Pendaftar membayar dari halaman status dengan salah satu cara:

• Online (QRIS/VA), bila payment gateway aktif. Lunas otomatis begitu pembayaran diterima.
• Transfer lalu unggah bukti. Statusnya menjadi "Menunggu verifikasi".

Di panel Detail, bendahara bisa:

• Tandai lunas: pilih Tunai/Transfer, tanggal, dan akun kas/bank penerima.
• Tolak bukti, dengan alasan. Pendaftar melihat alasannya lalu mengunggah ulang.
• Batalkan tanda lunas, bila salah catat. Jurnalnya ikut dihapus selama bulannya belum tutup buku.

Jurnal otomatis: Kas/Bank (debit) / Pendapatan Pendaftaran (kredit), dengan referensi SPMB-….

• Akun pendapatannya bisa diganti di Akuntansi > Pengaturan Jurnal Otomatis > Biaya pendaftaran SPMB.
• Pembayaran online masuk ke akun kanal "Pembayaran online" di halaman yang sama.

5. Fee perujuk

Setiap akun punya link rujukan (/pendaftaran?ref=KODE):

• pegawai melihatnya di data pegawai;
• wali melihatnya di aplikasi Cek Santri, menu Pengaturan > Ajak Daftar ke Pesantren (tombol Salin dan WhatsApp).

Pendaftar yang masuk lewat link itu tercatat dengan perujuknya.

• Fee dibuat otomatis saat pendaftar rujukan Disetujui, untuk perujuk mana pun: pegawai, wali, atau alumni.
  • Pengecualian: wali yang mendaftarkan anaknya sendiri lewat link rujukannya tidak mendapat fee.
• Nominal fee:
  • diambil dari SPMB > Setting Fee SPMB per tingkatan;
  • bila tingkatannya belum diatur, dipakai Nominal Fee Default Perujuk di Pengaturan Akademik;
  • nominal masih bisa diubah, dan fee bisa dihapus, selama belum dibayar.
• Bayar Fee (bendahara) di SPMB > Fee SPMB:
  1. Pilih cara bayar (Tunai/Transfer), tanggal, dan akun kas/bank sumber dana.
  2. Jurnal otomatis dibuat: Beban Fee Perujuk SPMB (debit) / akun kas-bank (kredit), dengan referensi SPMB-FEE-…. Akun bebannya bisa diganti di Akuntansi > Pengaturan Jurnal Otomatis.
  3. Setelah dibayar, kuitansi bisa dicetak.
• Batalkan bayar bila salah catat. Jurnalnya ikut dihapus selama bulannya belum tutup buku.
• Rujukan lama yang terlewat: sebelum 8 Oktober 2026, perujuk bukan pegawai tidak mendapat fee. Halaman Fee SPMB menampilkan daftarnya. Tekan Lihat daftar untuk pratinjau, lalu Buat N fee bila pesantren memutuskan membayarnya.

6. Halaman status untuk pendaftar

Alamatnya /pendaftaran/status. Pendaftar masuk dengan nomor pendaftaran + tanggal lahir calon santri, atau langsung lewat tautan dari WhatsApp. Di halaman ini pendaftar bisa:

• melihat tahapan (terdaftar, biaya, berkas, verifikasi, hasil);
• mengunggah atau mengganti berkas yang belum diterima;
• membayar online atau mengunggah bukti transfer;
• melihat alasan penolakan atau pemberitahuan diterima.

Aplikasi Cek Santri versi 1.0.4+12 punya tombol Cek Status Pendaftaran di halaman SPMB.

Catatan

• Tanggal lahir kini wajib di formulir publik, karena dipakai untuk cek status.
• Persetujuan pengolahan data wajib dicentang di formulir publik (UU PDP). Rinciannya (data yang diolah, tujuan, hak pendaftar) bisa dibuka di formulir. Waktu persetujuan tampil di panel Detail.
• NIK yang sama tidak bisa mendaftar dua kali selama pendaftarannya masih berjalan. Pendaftar yang ditolak boleh mendaftar lagi.
• Foto dan berkas pendaftar disimpan privat. Hanya panitia yang bisa membukanya, lewat tautan yang berlaku 30 menit. Saat pendaftar diterima, fotonya disalin ke data santri.
• Formulir publik dibatasi 5 pendaftaran per 10 menit per perangkat/jaringan. Pencarian di halaman status dibatasi 10 percobaan per 10 menit.
• Wali dengan nomor HP sama (kakak/adik santri) otomatis memakai akun wali yang sudah ada saat pendaftaran disetujui.