Coba Demo Gratis
← Semua panduan
Tabungan & Kas

Mencatat setoran dan penarikan tabungan santri

Untuk bendahara: membuka rekening tabungan santri lewat setoran pertama, mencatat setor dan tarik, mengabari wali lewat WhatsApp, serta melihat mutasi, riwayat, dan rekap tabungan.

Untuk: Bendahara

Diperbarui 9 Oktober 2026

Panduan ini untuk bendahara atau petugas yang memegang menu Keuangan. Hasilnya, setiap setoran dan penarikan tabungan santri tercatat lengkap dengan saldo, petugas, dan waktunya.

Tidak ada tombol khusus untuk membuka rekening: rekening tabungan dibuat otomatis pada setoran pertama santri di satu kategori (Umum, Study Tour, Qurban, Wajib, atau Lainnya). Pastikan data santri sudah ada sebelum mulai. Bila tabungan juga perlu dicatat di buku besar, baca Jurnal tabungan santri.

  1. Buka halaman Tabungan Santri

    Di menu samping, klik Keuangan > Tabungan Santri. Halaman Data Tabungan Santri menampilkan semua rekening beserta No. Rekening, nama santri, kategori, saldo, dan statusnya.

    Ketik nama santri, NIS, atau nomor rekening di kotak pencarian, atau pilih kategori di sebelahnya untuk menyaring daftar.

  2. Atur pesan WhatsApp ke wali (opsional)

    Nyalakan sakelar Kirim WhatsApp ke wali setiap setor/tarik oleh petugas bila wali perlu dikabari setiap kali tabungan anaknya bertambah atau berkurang. Bawaannya mati, dan pengaturan ini berlaku untuk semua petugas.

    Pesan memakai kuota WhatsApp pesantren dan hanya terkirim bila nomor HP wali sudah terisi di data santri.

    Tips: Sakelar ini hanya terlihat oleh pengguna yang berhak mengelola tabungan. Bila pesantren memakai WhatsApp Cloud API, template pesan mutasi_tabungan harus didaftarkan dan disetujui lebih dulu; daftar templatenya ada di Pengaturan > Pengaturan Pesantren, bagian Pengaturan API (diurus admin). Setoran online dari wali sudah punya pesan sendiri.

  3. Klik Setor (Deposit) dan pilih santri

    Klik tombol Setor (Deposit). Di jendela Setor Tunai Tabungan, ketik nama atau NIS santri di kolom Cari Santri, lalu klik namanya di daftar yang muncul. Pastikan tulisan Terpilih: Ahmad tampil di bawah kolom.

    Tips: Bila Anda hanya mengetik nama tanpa mengklik daftar saran, santri belum terpilih dan muncul pesan "Pilih santri terlebih dahulu."

  4. Isi kategori dan jumlah setoran, lalu simpan

    Pilih Kategori Tabungan, isi Jumlah Setoran (Rp) tanpa titik (mis. 50000), dan bila perlu tulis Keterangan / Catatan seperti "Uang jajan bulanan". Klik Simpan Setoran.

    Bila ini setoran pertama santri di kategori itu, rekening baru dibuat otomatis dengan nomor berisi kode kategori dan NIS, mis. TAB-UMU-12345.

    Tips: Satu santri bisa punya beberapa rekening, satu untuk tiap kategori. Pesan "Setoran tabungan berhasil diproses!" menandakan setoran tersimpan; bila WhatsApp aktif dan nomor wali ada, muncul juga "WhatsApp dikirim ke wali."

  5. Catat penarikan dengan tombol Tarik (Penarikan)

    Klik Tarik (Penarikan). Di jendela Tarik Tunai Tabungan, pilih santri di Cari Santri, pilih Kategori Tabungan yang sama dengan rekeningnya, lalu isi Jumlah Penarikan (Rp) dan keterangan. Klik Simpan Penarikan.

    Tips: Penarikan ditolak bila santri belum punya rekening di kategori itu, rekeningnya nonaktif, atau saldonya kurang. Pesan kesalahan saldo menyebutkan saldo saat ini.

  6. Lihat mutasi satu rekening

    Di baris rekening, klik Detail. Jendela Mutasi Rekening Tabungan menampilkan setiap setor dan tarik beserta tanggal, keterangan, jumlah, saldo akhir, dan petugas yang mencatatnya.

    Tips: Kolom Petugas berisi "Sistem" untuk transaksi yang tidak dicatat petugas, misalnya setoran online dari wali.

  7. Nonaktifkan atau hapus rekening bila perlu

    Sakelar di kolom Status mengaktifkan atau menonaktifkan rekening. Rekening nonaktif tidak bisa menerima setoran maupun penarikan. Ikon hapus hanya muncul bila saldo rekening Rp 0.

    Tips: Sakelar Status langsung berlaku tanpa konfirmasi, jadi periksa dulu baris rekening yang Anda klik.

  8. Periksa semua transaksi di Riwayat Tabungan

    Klik Keuangan > Riwayat Tabungan untuk melihat setoran dan penarikan dari seluruh rekening. Saring dengan Cari Santri, Tipe Transaksi, Kategori Tabungan, Tanggal Mulai, dan Tanggal Selesai; tombol di ujung kanan mengosongkan semua saringan.

    Tips: Pemindahan saldo ke dompet Kantin (tombol Ke Dompet, hanya muncul bila pesantren tersambung dengan Kantin) juga tercatat sebagai Tarik.

  9. Lihat rekap dan pembukuan tabungan

    Untuk ringkasan, klik Pusat Laporan di menu samping, lalu klik kartu Rekapitulasi Tabungan Santri. Tersedia tab Rekap Per-Kategori, Rekap Per-Santri, dan Rekap Berkala (Waktu).

    Bila setoran dan penarikan juga perlu masuk buku besar sebagai titipan santri, ikuti Jurnal tabungan santri.

Apakah panduan ini membantu?

Masih ada yang belum jelas?

Hubungi tim kami dari menu Bantuan & Dukungan di aplikasi E-Pesantren, atau lewat WhatsApp.

Chat WhatsApp Cek Status Layanan